Polityka prywatności i plików cookies

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Serwisu Internetowego Freshlab.pl, składających zamówienia na catering dietetyczny, korzystających z Konta i Panelu Klienta, funkcjonalności Wyboru Menu, kontaktujących się z Freshlab oraz korzystających z komunikacji marketingowej.

Polityka określa również zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest:

Freshlab Joanna Stankiewicz
ul. Leopolda Okulickiego 17
71-030 Szczecin
NIP: 5971726699
REGON: 382031728

dalej jako „Freshlab”, „Administrator” lub „my”.

W sprawach dotyczących danych osobowych oraz prywatności można kontaktować się z nami:

e-mail: kontakt@freshlab.pl
telefon: +48 514 945 330
adres korespondencyjny: ul. Leopolda Okulickiego 17, 71-030 Szczecin

2. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu Internetowego oraz naszych Usług.

Możemy przetwarzać w szczególności:

1. imię i nazwisko;
2. adres e-mail;
3. numer telefonu;
4. adres dostawy, w tym ulicę, numer domu lub mieszkania, kod pocztowy i miejscowość;
5. wskazówki dotyczące realizacji dostawy;
6. w przypadku przedsiębiorców – nazwę firmy, NIP oraz inne dane wymagane do wystawienia dokumentu księgowego;
7. dane dotyczące Zamówienia, w szczególności:
   • rodzaj wybranej Diety,
   • kaloryczność,
   • okres realizacji Zamówienia,
   • dni realizacji,
   • datę rozpoczęcia Diety,
   • informacje dotyczące zmian, wstrzymań lub rezygnacji z przyszłych dostaw;
8. dane związane z Kontem oraz Panelem Klienta;
9. informacje o wyborach dokonywanych w ramach funkcjonalności Wyboru Menu, w tym informacje o wybranych lub zmienionych daniach;
10. informacje związane z płatnością, w szczególności status płatności, kwotę, identyfikator transakcji oraz inne dane potrzebne do powiązania płatności z Zamówieniem;
11. dane dotyczące wystawionych faktur i innych dokumentów księgowych;
12. treść korespondencji z Freshlab, w tym zgłoszeń, reklamacji oraz zapytań;
13. dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce internetowej, identyfikatory internetowe, logi systemowe oraz informacje zapisywane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.

Freshlab nie wymaga w standardowym procesie składania Zamówienia podawania informacji dotyczących stanu zdrowia, chorób, masy ciała, wyników badań ani innych szczególnych kategorii danych osobowych.

Sam wybór określonego rodzaju Diety, kaloryczności lub konkretnego dania w ramach Wyboru Menu nie jest przez Freshlab traktowany jako informacja o stanie zdrowia Klienta.

3. W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY DANE

A. Złożenie i realizacja Zamówienia

Przetwarzamy dane w celu:

• przyjęcia Zamówienia,
• zawarcia i wykonania umowy,
• przygotowania Diety,
• realizacji dostaw,
• obsługi zmian Zamówienia,
• wstrzymywania lub przekładania dostaw,
• obsługi Wyboru Menu,
• kontaktowania się z Klientem w sprawach dotyczących Zamówienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

B. Prowadzenie Konta i Panelu Klienta

Dane przetwarzamy w celu utworzenia i prowadzenia Konta, udostępniania Panelu Klienta, historii Zamówień oraz funkcjonalności dostępnych po zalogowaniu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

C. Wybór Menu

W przypadku Diet objętych funkcjonalnością Wyboru Menu przetwarzamy informacje dotyczące wyboru i zmiany poszczególnych dań.

Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu prawidłowego przygotowania i realizacji Zamówienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

D. Obsługa płatności

Dane dotyczące Zamówienia i płatności przetwarzamy w zakresie koniecznym do przyjęcia oraz rozliczenia płatności za Zamówienie.

Podstawą prawną jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy,

a w zakresie obowiązków księgowych i podatkowych również:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego.

E. Dokumentacja księgowa i podatkowa

Dane znajdujące się na fakturach i innych dokumentach księgowych są przetwarzane w celu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

F. Kontakt, zgłoszenia i reklamacje

W przypadku kontaktu z Freshlab dane mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia albo rozpatrzenia reklamacji.

Podstawą może być:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli sprawa dotyczy zawartej lub planowanej umowy,

albo:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu obsługi klientów i komunikacji.

G. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes.

H. Bezpieczeństwo Serwisu

Dane techniczne, logi oraz informacje o sposobie korzystania z Serwisu mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania błędów, zapobiegania nadużyciom oraz zapewnienia prawidłowego działania Serwisu.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

I. Marketing e-mail i SMS

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, możemy wykorzystywać adres e-mail lub numer telefonu w celu przesyłania informacji marketingowych, w tym informacji o promocjach, kodach rabatowych i ofercie Freshlab.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda oraz odpowiednie przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

J. Analityka i reklama internetowa

Po uzyskaniu odpowiedniej zgody możemy przetwarzać informacje dotyczące sposobu korzystania ze strony w celach:

• analitycznych,
• statystycznych,
• pomiaru skuteczności reklam,
• remarketingu,
• tworzenia grup odbiorców reklam,
• optymalizacji działań marketingowych.

W tym celu korzystamy między innymi z Google Analytics, Google Ads i Meta Pixel.

Podstawą przetwarzania w zakresie wymagającym zgody jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. KONTO, PANEL KLIENTA I WYBÓR MENU

W przypadku utworzenia Konta w Serwisie przetwarzamy dane niezbędne do jego prowadzenia i udostępniania funkcjonalności Panelu Klienta.

W ramach Konta mogą być zapisywane w szczególności:

• historia Zamówień,
• dane dotyczące realizowanych Diet,
• adresy dostaw,
• historia zmian Zamówienia,
• informacje dotyczące wstrzymywania i przekładania dostaw,
• informacje dotyczące Wyboru Menu,
• informacje o wybranych daniach.

Informacje dotyczące Wyboru Menu są wykorzystywane w celu przygotowania Zamówienia zgodnie z decyzją Klienta.

5. PŁATNOŚCI – TPAY

Płatności internetowe za Zamówienia realizowane są za pośrednictwem systemu Tpay, którego operatorem jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu.

Aktualnie dostępne metody płatności są prezentowane Klientowi bezpośrednio w bramce płatniczej Tpay.

Freshlab nie określa w niniejszej Polityce zamkniętej listy metod płatności, ponieważ zakres dostępnych metod może ulegać zmianie.

W celu przeprowadzenia płatności Tpay może otrzymać dane niezbędne do realizacji transakcji, w szczególności:

• dane identyfikacyjne lub kontaktowe w zakresie wymaganym przez operatora,
• numer lub identyfikator Zamówienia,
• kwotę płatności,
• informacje niezbędne do potwierdzenia i rozliczenia transakcji.

Freshlab nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej Klienta.

W zakresie świadczenia usług płatniczych Krajowy Integrator Płatności S.A. może przetwarzać dane jako odrębny administrator danych zgodnie z własną polityką prywatności.

6. DIETLY – SYSTEM OBSŁUGI ZAMÓWIEŃ I PANELU KLIENTA

Freshlab korzysta z systemu Dietly, którego dostawcą jest Masterlife Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Dietly wykorzystywane jest między innymi do obsługi:

• Zamówień,
• Konta,
• Panelu Klienta,
• harmonogramu Diet i dostaw,
• zmian w Zamówieniach,
• Wyboru Menu,
• innych funkcjonalności technicznych związanych z obsługą cateringu.

W związku z korzystaniem z systemu Dietly dane Klienta mogą być przetwarzane w systemach dostawcy w zakresie koniecznym do zapewnienia działania powyższych funkcjonalności.

Zakres odpowiedzialności za przetwarzanie danych zależy od konkretnej funkcjonalności oraz zasad współpracy pomiędzy Freshlab a dostawcą systemu.

7. SERWERSMS – WIADOMOŚCI SMS

Do technicznej realizacji wysyłki wiadomości SMS Freshlab korzysta z usługi SerwerSMS.pl, obsługiwanej przez Vercom S.A.

W przypadku wysyłki wiadomości SMS do operatora systemu mogą zostać przekazane w szczególności:

• numer telefonu odbiorcy,
• treść wiadomości,
• informacje techniczne potrzebne do realizacji wysyłki.

Wiadomości marketingowe SMS wysyłane są wyłącznie w przypadku posiadania wymaganej zgody.

Zgodę marketingową można wycofać w dowolnym momencie poprzez kontakt z Freshlab.

Wycofanie zgody marketingowej nie dotyczy wiadomości koniecznych do wykonania Zamówienia, jeżeli ich wysłanie jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy.

8. GOOGLE ANALYTICS, GOOGLE ADS, GOOGLE TAG MANAGER I META PIXEL

W Serwisie mogą być wykorzystywane narzędzia:

Google Analytics,
Google Ads,
Google Tag Manager,
Meta Pixel.

Narzędzia te mogą służyć między innymi do:

1. analizowania sposobu korzystania z Serwisu;
2. tworzenia statystyk dotyczących odwiedzin;
3. sprawdzania skuteczności reklam;
4. pomiaru konwersji;
5. tworzenia grup odbiorców reklam;
6. prowadzenia remarketingu;
7. dostosowywania reklam do zainteresowań użytkowników;
8. technicznego zarządzania narzędziami analitycznymi i reklamowymi działającymi w Serwisie.

W związku z korzystaniem z powyższych narzędzi mogą być przetwarzane w szczególności:

• adres IP,
• informacje o urządzeniu,
• informacje o przeglądarce,
• identyfikatory internetowe,
• informacje dotyczące odwiedzanych podstron,
• informacje dotyczące wykonywanych czynności w Serwisie,
• informacje dotyczące skuteczności kampanii reklamowych.

Narzędzia analityczne i reklamowe, które nie są niezbędne do działania Serwisu, są wykorzystywane w zakresie wymagającym zgody dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika w mechanizmie zarządzania zgodami.

Użytkownik może odmówić wyrażenia zgody lub później zmienić swoje ustawienia.

Brak zgody na analityczne lub reklamowe pliki cookies nie uniemożliwia złożenia Zamówienia.

9. KOMU MOŻEMY PRZEKAZYWAĆ DANE

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Freshlab w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Mogą to być w szczególności:

1. Masterlife Solutions sp. z o.o. – dostawca systemu Dietly;
2. Krajowy Integrator Płatności S.A. – operator systemu płatności Tpay;
3. Vercom S.A. – operator usługi SerwerSMS.pl;
4. podmioty z grupy Google – w związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych i reklamowych;
5. Meta Platforms – w związku z korzystaniem z Meta Pixel oraz działań reklamowych;
6. dostawcy usług hostingowych, informatycznych, serwisowych i związanych z bezpieczeństwem;
7. podmioty realizujące dostawy Zamówień – wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania dostawy;
8. biuro rachunkowe oraz podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe;
9. kancelarie prawne lub inni profesjonalni doradcy – jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
10. organy publiczne i inne uprawnione podmioty – jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Freshlab działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Niektórzy usługodawcy mogą w określonych sytuacjach działać jako odrębni administratorzy danych.

10. CZY SPRZEDAJEMY DANE OSOBOWE

Nie sprzedajemy danych osobowych naszych Klientów.

Nie przekazujemy danych osobowych podmiotom trzecim w celu umożliwienia im dowolnego wykorzystywania danych na własne potrzeby marketingowe.

Przekazywanie danych następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług, obsługi Serwisu, wykonania obowiązków prawnych lub na podstawie udzielonej przez użytkownika zgody.

11. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

W związku z korzystaniem z usług międzynarodowych dostawców technologicznych, w szczególności Google i Meta, dane mogą w określonych przypadkach być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W przypadku przekazywania danych poza EOG stosowane są mechanizmy przewidziane w RODO, w zależności od konkretnego dostawcy oraz sposobu transferu, w szczególności:

• decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony,
• właściwe mechanizmy transferu danych,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

12. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE

Dane osobowe przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

Dane związane z Kontem

Przechowywane są przez okres korzystania z Konta, a po jego usunięciu przez czas konieczny do wykonania obowiązków prawnych, rozliczeń oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane związane z Zamówieniem

Przechowywane są przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres, w którym mogą powstać lub być dochodzone roszczenia związane z umową.

Dokumenty księgowe i podatkowe

Przechowywane są przez okres wymagany obowiązującymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Reklamacje i korespondencja

Przechowywane są przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – do czasu upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

Dane marketingowe

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są przetwarzane do momentu jej wycofania.

Po wycofaniu zgody możemy zachować ograniczony zakres informacji pozwalający wykazać, kiedy zgoda została udzielona i wycofana, jeżeli jest to konieczne do ochrony przed roszczeniami lub wykazania przestrzegania przepisów.

Dane z narzędzi analitycznych i reklamowych

Przechowywane są zgodnie z ustawieniami danego narzędzia, zakresem udzielonej zgody oraz okresami przechowywania stosowanymi przez odpowiedniego dostawcę.

13. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych;
2. otrzymania kopii danych;
3. sprostowania nieprawidłowych danych;
4. uzupełnienia niekompletnych danych;
5. żądania usunięcia danych;
6. żądania ograniczenia przetwarzania;
7. przenoszenia danych;
8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
9. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu skorzystania ze swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem:

kontakt@freshlab.pl

14. PRAWO WNIESIENIA SKARGI

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, masz prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z tego prawa nie wyłącza możliwości wcześniejszego skontaktowania się z Freshlab w celu wyjaśnienia sprawy.

15. PROFILOWANIE I REKLAMA

W związku z korzystaniem z narzędzi Google Ads i Meta Pixel, po uzyskaniu odpowiedniej zgody, mogą być tworzone grupy odbiorców lub profile marketingowe na podstawie informacji o aktywności użytkownika w Internecie.

Może to służyć między innymi do wyświetlania reklam osobom, które wcześniej odwiedziły stronę Freshlab lub wykazały zainteresowanie określonymi treściami.

Freshlab nie podejmuje wobec Klientów decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

16. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

Serwis Freshlab wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

Mogą być wykorzystywane następujące kategorie plików cookies:

Niezbędne

Są konieczne do prawidłowego działania Serwisu oraz jego podstawowych funkcjonalności, w szczególności:

• obsługi sesji,
• logowania,
• Panelu Klienta,
• składania Zamówień,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• zapamiętywania ustawień dotyczących prywatności.

Technologie niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez dodatkowej zgody w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.

Analityczne

Pozwalają analizować sposób korzystania z Serwisu, mierzyć liczbę odwiedzin oraz sprawdzać działanie poszczególnych podstron.

Freshlab może w tym celu korzystać z Google Analytics.

Reklamowe i marketingowe

Pozwalają między innymi:

• mierzyć skuteczność kampanii reklamowych,
• prowadzić remarketing,
• tworzyć grupy odbiorców reklam,
• dopasowywać przekaz reklamowy.

Freshlab może w tym celu korzystać między innymi z:

Google Ads oraz Meta Pixel.

Funkcjonalne

Jeżeli są stosowane, umożliwiają zapamiętywanie niektórych ustawień użytkownika wykraczających poza funkcje ściśle konieczne do działania Serwisu.

17. ZGODA NA COOKIES

Pliki cookies i podobne technologie, które nie są konieczne do prawidłowego działania Serwisu lub wykonania usługi żądanej przez użytkownika, są wykorzystywane w zakresie wymagającym zgody dopiero po jej uzyskaniu.

Użytkownik może:

• zaakceptować wszystkie opcjonalne cookies,
• odmówić ich wykorzystania,
• wybrać określone kategorie,
• później zmienić swoją decyzję.

Zarządzanie zgodami odbywa się za pomocą mechanizmu dostępnego w Serwisie.

Użytkownik może również usuwać pliki cookies lub blokować je za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Zablokowanie niezbędnych plików cookies może powodować nieprawidłowe działanie części funkcjonalności Serwisu.

18. COOKIES PODMIOTÓW ZEWNĘTRZNYCH

W związku z korzystaniem z narzędzi zewnętrznych w urządzeniu użytkownika mogą być zapisywane również pliki cookies dostawców takich jak Google lub Meta.

Dostawcy ci mogą przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

Konkretne nazwy plików cookies, ich okresy przechowywania oraz parametry techniczne mogą zmieniać się wraz z aktualizacją wykorzystywanych narzędzi.

Aktualne ustawienia dotyczące wykorzystywania opcjonalnych plików cookies można sprawdzić i zmienić w mechanizmie zarządzania zgodami dostępnym na stronie Freshlab.

19. MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE

Freshlab może prowadzić profile w serwisach społecznościowych, w szczególności na Facebooku i Instagramie.

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami za pośrednictwem takiego serwisu, możemy przetwarzać:

• nazwę profilu,
• informacje publicznie dostępne na profilu,
• treść wiadomości,
• informacje dotyczące prowadzonej korespondencji.

Dane te przetwarzamy w celu komunikacji z użytkownikiem i obsługi jego sprawy.

Operatorzy serwisów społecznościowych mogą niezależnie przetwarzać dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

20. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• przypadkową utratą,
• zniszczeniem,
• nieuprawnioną zmianą,
• niezgodnym z prawem ujawnieniem.

Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, sposobu ich przetwarzania oraz zidentyfikowanego ryzyka.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków lub realizacji powierzonych im usług.

21. CZY PODANIE DANYCH JEST OBOWIĄZKOWE

Podanie danych jest dobrowolne.

Niektóre dane są jednak konieczne do:

• założenia Konta,
• złożenia i wykonania Zamówienia,
• dokonania dostawy,
• obsługi płatności,
• wystawienia faktury,
• rozpatrzenia reklamacji.

Brak podania danych niezbędnych do wykonania konkretnej czynności może uniemożliwić jej realizację.

Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne.

Zgoda na analityczne i reklamowe pliki cookies również jest dobrowolna.

Brak zgody na marketing albo opcjonalne cookies nie uniemożliwia złożenia Zamówienia w Freshlab.

22. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania Serwisu,
• wprowadzenia nowych funkcjonalności,
• zmiany dostawców usług technologicznych,
• zmiany stosowanych narzędzi analitycznych lub reklamowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze publikowana na stronie internetowej Freshlab.

23. KONTAKT W SPRAWACH DOTYCZĄCYCH PRYWATNOŚCI

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub niniejszej Polityki Prywatności można skontaktować się z nami:

Freshlab Joanna Stankiewicz
ul. Leopolda Okulickiego 17
71-030 Szczecin

e-mail: kontakt@freshlab.pl
telefon: +48 514 945 330

Freshlab